Enhance NetSuite with AI: Exploring OCR Apps and Text Automation Features

Ontdek hoe NetSuite apps de AI-mogelijkheden van NetSuite uitbreiden. In dit artikel duiken we in krachtige tools zoals de OCR SuiteApp voor het scannen van facturen en de nieuwe Tekstverbetering functie. Leer hoe deze oplossingen je processen kunnen stroomlijnen en je NetSuite ervaring naar een hoger niveau kunnen tillen.

NetSuite’s ingebouwde OCR (VS-release)

NetSuite heeft een ingebouwde OCR-functie als onderdeel van de AP Automation-mogelijkheden. Op dit moment is deze functie echter alleen beschikbaar in de VS. Het goede nieuws is dat NetSuite 2025.1, die in april wordt gelanceerd, deze OCR-functionaliteit naar Europa zal uitbreiden. Hieronder een algemeen overzicht van hoe het werkt.

Navigatie: Transactions → Payables → Scanned Vendor Bills

Upload een factuur handmatig via drag-and-drop, of laat facturen automatisch naar NetSuite sturen via e-mail (indien ingeschakeld).

Zodra de factuur is geüpload, zie je de informatie die de OCR voor je heeft ingevuld.

ZoneCapture: Een OCR SuiteApp

Omdat de standaard OCR nog niet beschikbaar is in de EU, hebben we voor veel van onze klanten tijdens NetSuite implementaties ZoneCapture gebruikt. Deze SuiteApp scant documenten automatisch, vermindert handmatige gegevensinvoer en biedt extra functies bovenop de standaard NetSuite OCR (zoals het automatisch selecteren van de leverancier en dochteronderneming bij het uploaden van een factuur). Simpelweg uploaden en ZoneCapture importeert het document in NetSuite. Hoewel het niet 100% foutloos is – ongeveer 17%-20% van de documenten vereisen nog controle – is de nauwkeurigheid indrukwekkend vergeleken met volledig handmatige invoer.

E-mail based automatische verwerking & Three-Way PO Matching

Facturen kunnen ook automatisch worden verwerkt als ze worden verzonden naar een speciaal bedrijfs-e-mailadres. Daarnaast ondersteunt ZoneCapture Three-Way PO Matching, waarbij kosten op regelniveau worden toegewezen, zelfs over meerdere pagina’s. Sommige leveranciers kunnen worden ingesteld voor volledige automatische goedkeuring zonder handmatige tussenkomst.

GenAI in ZoneCapture

Een spannende ontwikkeling is de integratie van GenAI binnen ZoneCapture voor inkooptransacties.

Zodra een nieuw bestand binnenkomt, kan GenAI automatisch belangrijke velden invullen op basis van de context in de memo. Je kunt nauwkeurigheidsdrempels instellen of GenAI opdracht geven om gegevens op een bepaalde manier te formatteren (bijvoorbeeld een “#” toevoegen voor het factuurnummer of verschillen tussen geëxtraheerde datums berekenen).

Toekomstige AI-verbeteringen in NetSuite

De huidige GenAI-functionaliteiten in NetSuite zijn niet beperkt tot de 2024.2-release. NetSuite blijft investeren in AI-mogelijkheden waar klanten om vragen. Zo werd tijdens SuiteWorld 2024 aangekondigd dat er verbeteringen komen voor de ingebouwde OCR en nieuwe AI-automatisering voor facturen. Dit suggereert dat NetSuite mogelijk vergelijkbare functionaliteiten als ZoneCapture rechtstreeks in et NetSuite platform gaat integreren.

Wil je meer weten over AI-functionaliteiten in NetSuite of hoe je deze kunt implementeren in jouw organisatie? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.

Story by: Mikhail Lapin